¿Cómo se liquidan las incapacidades?

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Comentarios iniciales

Existen circunstancias en las que, por padecimientos de salud, el trabajador no puede desarrollar las labores para las que fue contratado. Ahora bien, eso no significa que no reciba dinero durante ese lapso. Pues, la normatividad vigente lo protege. ¿Cómo? La legislación dispone que esa carga sea asumida o por el empleador o por el sistema de seguridad social.

En ese orden de ideas, tenemos tres elementos de referencia para calcular el monto de la prestación. De entrada, si la incapacidad tiene un origen laboral o común. Luego, el tiempo por el que fue prescrita. Y, por último, el salario de referencia.

Origen

Aquí lo relevante es definir si el empleado está enfermo por su trabajo o no. El ejemplo clásico de una padecimiento de origen laboral es un accidente de trabajo. Si es así (incapacidad de origen laboral), la prestación es responsabilidad de la ARL. De lo contrario (incapacidad de origen común), será de la EPS o del empleador.

Si la carga es asumida por la ARL, esta entidad se encargará del pago desde el primer día de la incapacidad y cancelará el cien (100%) por ciento del sueldo.

Salario de referencia

El pago parte del salario que percibe el trabajador. Aunque parezca sencilla su determinación, no es una tarea fácil. ¿Por qué? Porque para el cálculo de las incapacidades debemos acudir a un concepto conocido como Ingreso Base de Cotización (IBC). Que no es otra cosa que el sueldo que el empleador reporta al sistema. Es decir, la cifra sobre la que paga los aportes a seguridad social.

Después de esta salvedad, el tema se vuelve más complejo. Por ejemplo, pensemos en un profesional que pacta una remuneración salarial de millón setecientos mil pesos (1`700.000$) y un bono de quinientos mil (500.000$). En consecuencia, el empleador cotizaría a seguridad social con base en el millón setecientos mil que se acordó como salario. Independientemente de lo que efectivamente percibe su empleado al mes.

En esta hipótesis, el trabajador mensualmente recibiría dos millones doscientos mil pesos (2`200.000$). Pero, si llegara a estar incapacitado las cuentas se harían con fundamento en el millón setecientos mil. Ya que ese sería el IBC de referencia.

Tiempo de la incapacidad

Respecto de incapacidades de origen común, la prestación económica dependerá de cuánto dura la incapacidad. Si la imposibilidad de trabajar es inferior a dos días, la carga será asumida por el empleador. Si es superior a un par de jornadas, la pagará el sistema.

Por los primeros 90 días, se debe reconocer el sesenta y seis punto seis por ciento (66.66%) del IBC. Por los días siguientes el cincuenta (50%).

¿Quién paga la incapacidad?

En incapacidades ocasionadas por enfermedades de origen común, el empleador debe seguir pagando la nómina del trabajador. Y, después del tercer día, podrá recobrar a la EPS.

Para el recobro es indispensable que la incapacidad haya sido prescrita por un médico de la EPS. Por tanto, si la compañía acepta el concepto de un médico externo, el sistema no le pagará.

Así las cosas, es importante que la empresa haga los cálculos acertadamente. De no ser así, perderá dinero.

Ejemplo

Supongamos que el profesional al que nos hemos referido tuvo una incapacidad de origen común por cinco días. Con el ánimo de hacer un recuento, recordemos que esta persona tiene una remuneración salarial de millón setecientos mil pesos (1`700.000$) y un bono de quinientos mil (500.000$).

El sistema piensa que este señor se gana millón setecientos mil pesos (1`700.000$). Como quiera que cotiza con un IBC que asciende a ese número. Por consiguiente, le reconocerá entre el tercer (3) día y la jornada nonagésima (90) de incapacidad el sesenta y seis punto seis (66.66%) por ciento del IBC.

Para hallar el salario diario, dividimos millón setecientos (1`700.000$) entre treinta (30). Eso nos da cincuenta y seis mil seiscientos sesenta y seis pesos (56.666,66). A este rubro le calculamos el sesenta y seis punto seis por ciento (66.66%) y obtenemos un total de treinta y siete mil trescientos noventa y nueve pesos (37.399$). Este resultado lo multiplicamos por cinco (5) y obtenemos un total final de ciento ochenta y seis mil novecientos noventa y cinco pesos (186.995$). De esas cinco jornadas, las dos primeras las asume el empleador y las tres restantes la EPS.

En la práctica

Normalmente, las compañías siguen pagando el total del sueldo a sus trabajadores. Esto significa una pérdida patrimonial. Pues, al recobrar la incapacidad no reciben la totalidad del salario.

Observemos, por cinco días, con el sueldo de millón setecientos mil pesos (1`700.000$), el empleado obtendría un ingreso de doscientos ochenta y tres mil trescientos treinta y tres pesos (283.333$). Si hacemos el cálculo con un sesenta y seis punto seis por ciento (66.66%) del sueldo, el resultado es ciento ochenta y seis mil novecientos noventa y cinco pesos (186.995$). Por cinco días la diferencia es de noventa y seis mil trescientos treinta y ocho pesos (96.338$).

En estos casos es potestad de la empresa asumir o no estas diferencias. Si así sucede, es recomendable que el empleador lo haga saber. Podría ser un elemento de negociación a futuro.

Salario variable

El cálculo de las incapacidades con salario variable no es simple. Debido a que el IBC cambia de mes a mes. El artículo 228 del Código Sustantivo exige que se haga un promedio de los últimos 12 meses para determinar la base. No obstante, el artículo 9 del Decreto 770 de 1975, dispone que para determinar el valor del subsidio en dinero, se tendrá en cuenta el salario de cotización del mes anterior.

En la práctica las EPS pagan las incapacidades con fundamento en el IBC del mes anterior. Esto puede generar desavenencias en el cálculo. Por lo cual, si el empleador se ve gravemente afectado, deberá discutir el yerro de la entidad promotora de salud.

Salario Integral

Como siempre, el paso básico es precisar el IBC. Puesto que, con referencia a esa cifra, el sistema devolverá el dinero que la empresa paga al trabajador.

El salario integral está conformado por un treinta por ciento (30%) de factor prestacional y un setenta por ciento (70%) de factor salarial. En otras palabras, la legislación supone que ese treinta por ciento (30%) no es sueldo. Ya que equivale a las primas, cesantías y demás. Es decir, ese rubro significa las prestaciones sociales del que goza de salario integral.

Como resultado, el IBC de un trabajador con salario integral será del setenta (70%) de sus ingresos. Y ese monto será el que tomará el sistema para calcular la incapacidad.

Pensemos en un trabajador que se gana un salario integral de veinte seis millones de pesos (26`000.000$). De los cuales, seis (6`000.000$) equivalen al factor prestacional. Lo que quiere decir que tiene un IBC de veinte millones de pesos (20`000.000$). Además, imaginemos que tiene una incapacidad de cinco (5) días.

Entonces, dividimos veinte millones (20`000.000$) entre treinta (30) para hallar el salario diario. El salario diario es de seiscientos sesenta y seis mil seiscientos sesenta y seis pesos (666.666$). A este rubro le calculamos el sesenta y seis punto seis por ciento (66.66%) y obtenemos un total de cuatrocientos treinta y nueve mil novecientos noventa y nueve pesos (439.999$). Ese monto por los cinco (5) días da un total de dos millones ciento noventa y nueve mil novecientos noventa y nueve pesos (2`199.999$).

Comentario final

En todo caso, la prestación económica reconocida al trabajador incapacitado no puede ser inferior a un salario mínimo legal vigente. Es decir, a 2021, el reconocimiento dinerario tiene que ser por lo menos de treinta mil doscientos ochenta y cuatro pesos (30.284$) diarios.

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